In quest'area possiamo gestire le liste di distribuzione (meglio note come mailing-list). Una lista è simile ad un forward, perchè si tratta di una casella email "fittizia" che perciò non può essere scaricata come una normale casella email ma invia tutti i messaggi che vengono indirizzati ad essa a tutti gli indirizzi email "iscritti" alla lista.
Funzioni disponibili:
1.
Crea nuova lista di distribuzione La pagina di creazione di una nuova lista è molto lunga e prevede moltissime opzioni. Qui di seguito spieghiamo le opzioni più importanti, siete comunque liberi di leggere e provare le altre opzioni non spiegate o eventualmente contattarci per delucidazioni in merito ad esse.
Le principali opzioni sono le seguenti:
- Nome del gestore della lista di distribuzione: il nome della vostra lista, ovvero l'indirizzo email (fittizio) al quale devono essere inviati i messaggi perchè tutti gli iscritti possano riceverli.
- Indirizzo email del gestore della lista: l'indirizzo email di una persona che viene indicata come gestore e potrà usufruire di speciali funzioni di controllo sulla lista stessa.
- Prefisso: consigliamo di lasciare questo campo sempre vuoto.
Ci sono diversi modi per poter mandare messaggi ad una lista. Queste le opzioni del parametro "
messaggi postati":
- Tutti possono postare: questa è l'opzione più usata. Selezionando questa chiunque può inviare un messaggio alla lista e quindi a tutti gli iscritti alla lista. Fate attenzione a questa opzione: non potrete in questo modo "controllare" i messaggi che vengono inviati agli iscritti perchè chiunque spedisca una mail alla lista, la mail verrà subito inviata a tutti gli iscritti.
- Solo gli iscritti possono inviare, altri mittenti sono rifiutati: a differenza di quanto indicato sopra, in questo caso solamente chi è iscritto alla lista potrà inviare un messaggio alla lista stessa, per inviarlo a tutti gli iscritti. Questa opzione è utile per creare per esempio gruppi di lavoro, inviando una mail ad un unico indirizzo (quello della lista) anzichè mettere come destinatari tutti gli indirizzi delle persone interessate. Le mail inviate alla lista da chiunque NON sia iscritto torneranno indietro al mittente con un chiaro errore.
- Solo gli iscritti possono inviare, altri mittenti oltre al moderatore richiedono l'approvazione: questa opzione è molto simile alla seconda già descritta, con la differenza che le mail inviate da chi non è iscritto alla lista non vengono in automatico respinte ma vengono sottoposte all'approvazione del moderatore per essere poi inviate oppure rifiutate.
- Solo i moderatori possono inviare, altri mittenti sono rifiutati: in questo caso soltanto gli indirizzi indicati come "moderatori" della lista potranno inviare mail alla lista, per poi essere recapitate a tutti gli iscritti. Chiunque altro scriva alla lista riceverà una mail di errore e la sua mail non arriverà agli iscritti. Questa soluzione è molto utile per creare, per esempio, dei bollettini da inviare ai propri clienti o fornitori, senza che chi riceve la mail conosca gli indirizzi degli altri iscritti alla lista (clienti o fornitori che siano). Le mail inviate verranno quindi gestite solamente da poche persone (i moderatori).
- Solo i moderatori possono inviare, altri mittenti oltre al moderatore richiedono l'approvazione: questa opzione è molto simile alla quarta già descritta, con la differenza che le mail inviate da chi non è indicato come moderatore della lista non vengono in automatico respinte ma vengono sottoposte all'approvazione del moderatore per essere poi inviate oppure rifiutate.
L'archiviazione dei messaggi è un'opzione molto importante
Se viene attivata sul postale verranno conservati in copia i vari messaggi che vengono inviati alla lista, con un grosso spreco di spazio sul vs. postale. Le opzioni impostabili sono le seguenti:
- Archivio messaggi lista: di default quando create una nuova lista di distribuzione questa opzione è attivata. Vi consigliamo vivamente di NON attivarla, per evitare spreco di spazio, come sopra spiegato.
- Indice per accesso da web via ezmlm-cgi: se attivate questa opzione sarà possibile inviare particolari messaggi alla lista per iscrivere nuovi indirizzi email oppure per cancellarsi. A meno che non conosciate bene la gestione di questi speciali messaggi vi consigliamo di NON attivare questa opzione.
- Richiesta archivio è limitata ai moderatori: questa opzione permette ai moderatori oppure agli iscritti alla lista di ottenere un "digest" (ovvero una mail riepilogativa) dei messaggi inviati alla lista stessa. Questa opzione è utile solamente se viene attivata l'archiviazione dei messaggi, quindi anche in questo caso vi consigliamo di NON attivarla.
Vediamo ora un esempio di creazione di una nuova lista di distribuzione. Ipotizziamo di voler creare una lista per poter contattare in maniera semplice tutti i dipendenti della ns. azienda, senza che gli stessi vengano a conoscere gli indirizzi email gli uni degli altri (anche per tutelare la loro privacy). Creeremo quindi una lista chiamata "dipendenti", e indicheremo come gestore della lista l'indirizzo info@vostrodominio.it
2.
Gestire una lista di distribuzione Nella schermata di gestione delle liste troveremo quindi una riga simile a questa:
Come potete vedere ad ogni lista è possibile
Aggiungere un iscritto: indicare l'indirizzo email da aggiungere alla lista degli iscritti, ovvero a tutti coloro che riceveranno le mail indirizzate alla lista
Cancellare un iscritto: indicare l'indirizzo email da cancellare dalla lista
Vedere l'elenco degli iscritti
Aggiungere un moderatore: se avete attivato sopra l'opzione secondo la quale i moderatori della lista possono inviare o autorizzare le mail inviate alla lista stessa, dovrete indicare almeno un indirizzo email in questo elenco. Un iscritto può essere indicato anche come moderatore se volete.
Cancellare un moderatore: indicare l'indirizzo email da cancellare come moderatore della lista
Vedere l'elenco dei moderatori
3.
Cancellare una lista di distribuzione
